Auf die Präsentationstechnik kommt es an

Vor gut sechs Monaten stieg der 36-jährige Damian* in der Agentur, wo er seit vier Jahren arbeitet, zum Senior Berater auf. Neu leitet er ganze Projekte und Werbekampagnen für Kundschaft aus der ganzen Welt. Verantwortung zu tragen und über mehr Entscheidungs- und Handlungsfreiheiten zu verfügen, gefällt ihm. „Ich war bereit für eine Veränderung“, erzählt der Quereinsteiger. Mit seiner Beförderung seien aber auch die Anforderungen an den Job gestiegen. „Während ich früher mehr die Rolle der ‚ausführenden Gewalt‘ inne hatte, halte ich heute die Fäden in der Hand, organisiere und delegiere.“ Diese Umstellung sei ihm im Grossen und Ganzen leicht gefallen. „Etwas mehr Mühe hat mir der Schritt ins Rampenlicht bereitet“, gibt der Projektleiter zu. Wie er das genau meine? „Die entwickelten Strategien, Konzepte und Ideen müssen jeweils den Kundinnen und Kunden präsentiert werden. Diese Aufgabe übernimmt bei uns in der Regel der Senior Berater.“ Diese Aufgabe könne er leider nicht delegieren, sagt Damian mit einem Augenzwinkern.

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Präsentationstechnik als Schlüssel zum Erfolg

Während den einen das Halten von Vorträgen grosse Freude bereitet, die Aufmerksamkeit sogar buchstäblich geniessen, bekommen andere Schweissausbrüche oder weiche Knie, wenn sie an die vielen erwartungsvollen Blicke denken. Doch der Bedarf an kommunikativen Fähigkeiten im Berufsalltag hat in den letzten Jahren massiv zugenommen, vor allem in Positionen mit Führungsaufgaben: Mitarbeitende informieren, Arbeitsabläufe erklären und Lösungen diskutieren. Das Präsentieren gehört ebenso dazu. Diese Entwicklung ist unaufhaltbar. Folglich muss man sich anpassen und lernen, mit dem Rampenlicht umzugehen. Auch Damian hat sich seiner Schwäche angenommen und ein Seminar in Präsentationstechnik besucht. „Die Schulung hat mir geholfen, mit der Auftritt-Situation zum einen souveräner umzugehen, zum anderen allgemein bessere Vorträge zu halten.

Nichts geht ohne Vorbereitung

Zur ersten und wichtigsten Lektion in Präsentationstechnik gehört die Vorbereitung. „Sie ist das A und O einer jeden Präsentation“, erklärt Damian. „Nicht einmal Apple-Gründer Steve Jobs hielt seine legendären Ansprachen aus dem Stegreif – auch wenn uns das in Filmen vorgegaukelt wird.“ Im Vorfeld würden W-Fragen helfen, um die Dimension des Auftritts zu erfassen.

• Wann findet der Vortrag statt? (Zeitbedarf, Vorbereitungsmassnahmen)
• Wo findet der Auftritt statt? (Infrastruktur, Setting)
• Wie lange darf meine Präsentation dauern?
• Wer ist mein Publikum? (Vorwissen, Erwartungen, Einstellung zum Thema)
• Was will ich sagen? (Kernbotschaft, Themenschwerpunkt)
• Wie will ich es sagen? (Hilfsmittel, Präsentationsstil)

„Die Definition des Präsentationsziels wird oftmals unterlassen, obwohl dies eigentlich der wichtigste Schritt ist“, führt Damian weiter aus. „Will man informieren, eine Entscheidung bewirken, etwas verkaufen oder die Motivation stärken? Die Antwort auf diese Frage beeinflusst den Auftritt massgeblich.“

Präsentation eine Struktur geben

„Ist das Ziel klar, geht es im zweiten Teil der Vorbereitungsphase darum, den Vortrag in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss zu strukturieren“, erklärt Damian. Der Einstieg bezwecke, das Eis zu brechen, Spannung aufzubauen und einen Überblick zu geben. „Die Eröffnung des Vortrags kann zum Beispiel anhand eines Witzes, einer guten Grafik, einer Frage oder eines Zitats erfolgen. Das weckt das Interesse der Zuhörer.“ Im Hauptteil gehe es dann darum, die Kernbotschaft der Präsentation adressatengerecht den Zuhörerinnen und Zuhörer zu übermitteln. „Die verschiedenen Sinne des Menschen sollten wenn immer passend miteinbezogen werden. Also nicht nur etwas fürs Ohr liefern, sondern auch fürs Auge oder für den Tastsinn“, sagt der Senior Berater. Im grossen Finale sollten die wichtigsten Aussagen nochmals wiederholt und der Spannungsbogen geschlossen werden.

Is content really king?

Eine weitere Falle, in die Vortragende des Öfteren tappen, sei ein falscher Fokus. „Früher habe ich viel Zeit in den Inhalt der Präsentation gesteckt. Ich habe das, was ich sage, stark gewichtet“, sagt Damian. Im Präsentationstechnik-Seminar habe er aber gelernt zwischen verbaler, nonverbaler und paraverbaler Kommunikation zu unterscheiden. Als verbal bezeichnet man jenen Teil der Kommunikation, die sprachlich erfolgt. Das schliesst sowohl die mündliche wie auch die schriftliche Verständigung ein. Ihr gegenüber steht das Nonverbale, also die Verständigung ohne Worte. Dazu gehören Mimik, Gestik und Blickkontakt. Die am wenigsten bekannte paraverbale Kommunikation beinhaltet die Lautstärke, die Veränderlichkeit der Stimme, das Sprechtempo, die Pausengestaltung, die Pausenfüller und die klare Aussprache.

Der Ton macht die Musik

Diese drei Elemente machen menschliche Kommunikation aus und sind gemäss Eberhardt Hofmann unterschiedlich stark wirksam während einer Präsentation. In seinem Buch „Überzeugend Präsentieren“ schreibt er, dass 55% der Kommunikationswirkung aus nonverbalen Anteilen besteht. 30% macht der paraverbale und 15% der verbale Aspekt aus. Die Prozentangaben variieren von Quelle zu Quelle, aber die Reihenfolge bleibt stets dieselbe. „Als ich das hörte, war ich erstaunt!“, meint der 36-Jährige. „Es ist beispielsweise viel wichtiger, Zeit darin zu investieren, wie ich vortrage.“

Keine Angst vor Lampenfieber

Das Wissen um die Wichtigkeit der nonverbalen Kommunikation beeinflusst den Einsatz von Hilfsmitteln. Der Senior Berater meint dazu: „Meine Körpersprache entscheidet hauptsächlich, ob ich beim Zuhörer selbstbewusst und überzeugend rüberkomme. Wenn ich ständig die Power Point-Folien vor Nervosität anstarre und ihm den Rücken zudrehe, habe ich verloren.“ Solche und weitere Störfaktoren werden im Seminar Präsentationstechnik mittels Video- oder Tonaufnahmen identifiziert sowie durch Übungen nach und nach eliminiert.

Ein bisschen Aufregung vor einer Präsentation sei doch normal. „Das beste Rezept dagegen ist Know-how in Präsentationstechnik, eine gute Vorbereitung, und Routine“, ist der 36-Jährige überzeugt. Anfänglich habe er den Vortrag vor seiner Frau gehalten. „Eine Generalprobe gibt Sicherheit.“

*Name von der Redaktion geändert