Projektmanagement: Betroffene zu Beteiligten machen

Erfolgreiches Projektmanagement ist eine komplexe und anspruchsvolle Angelegenheit, welche hohe Anforderungen an den Projektmanager stellt. Es geht es um Inhalte, Ziele, Beschaffungen, Termine, Kosten, Qualität, Personal, Kommunikation und Risiken. Wie behalte ich da den Überblick? «Eine klare Projektstruktur und eine transparente Planung sind entscheidende Erfolgsfaktoren», sagt Hans Peter Weber, Kursleiter bei der Klubschule Migros Luzern. «Ganz wichtig ist auch, die betroffenen Mitarbeitenden für das Projekt zu gewinnen und die verantwortlichen Stellen im Planungsprozess zu involvieren», ergänzt Hans Conrad Hirzel, Dozent an der WEKA Business Media AG. Der Erfolg eines Projektes hängt nicht zuletzt auch von der Kommunikation ab. Die verantwortlichen Stellen müssen in den Planungsprozess involviert und stufen- sowie zeitgerecht informiert werden. «Wir empfehlen die Erstellung eines Kommunikationskonzeptes mit dem Grundsatz zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen in der richtigen Art zu vermitteln», so Hans Conrad Hirzel weiter.

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Selbst unter Berücksichtigung dieser Faktoren gibt es auf dem Weg zum erfolgreichen Projekt noch etliche Stolpersteine. Das sind beispielsweise unrealistische Termine, Kostenwünsche oder Forderungen sowie mangelnde Ressourcen oder Kapazitäten. Hans Peter Weber dazu: «Bei den Wünschen geht es darum, offen und klar zu kommunizieren, warum man diese nicht erfüllen kann. Risiken sind ein Bestandteil eines Projektes und müssen im Voraus erkannt und mit den passenden Massnahmen reduziert werden.» Widerstände von betroffenen Mitarbeitenden können vermieden werden, wenn es im Prozess gelingt, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Zudem sind mit einem guten Stakeholder-Management die wichtigsten Interessengruppen laufend zu informieren. Für die Abwicklung von mitunter auch sehr komplexen Projekten gibt es auf dem Markt verschiedene IT-Tools. «Gerade bei der Planung, dem Controlling sowie bei der Kommunikation können diese Tools sehr hilfreich sein», so Hans Peter Weber. «Sie ersetzen aber nicht die Face-to-Face-Kommunikation.» Zudem ist es bei der grossen Auswahl nicht einfach, das passende IT-Tool zu finden. Dazu kann eine Recherche im Internet oder der Beizug von Fachpersonen hilfreich sein. Ebenfalls sehr gross ist das Angebot an Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement. Diese reichen vom Crash-Kurs für Personen, die kleinere Projekte leiten, über Managementkurse SVF für Personen im mittleren Kader bis hin zur Weiterbildung als Projektmanager mit internationaler Zertifizierung IPMA Level D®. Hans Peter Weber dazu: «Wichtige Voraussetzungen für eine projektleitende Person sind Organisationsstärke, vernetztes Denken, Folgebewusstsein, Planungsfähigkeit, systematisch-methodisches Vorgehen und Leadershipqualitäten.»